Ik ben momenteel aan het werk in een coworking space en in de hoek van de ruimte staan zes software ontwikkelaars en engineers om een printer/scanner heen in de hoop deze aan de praat te krijgen. Zes mannen hebben inmiddels 30 minuten van hun tijd verspilt en het werkt nog steeds niet.

Het lijkt zo onschuldig, je klanten vragen iets te ondertekenen maar het kan ervoor zorgen dat je ze sneller verliest dan ze je contract kunnen printen, tekenen en scannen. De drie tweets hierboven zijn een voorbeeld van alle frustratie die hierover heerst. En het is ook niet allemaal rozengeur en maneschijn aan jouw kant van dit proces. Jouw tijd wordt verspild omdat je moet wachten tot de contracten eindelijk weer hun weg terug naar jou hebben gevonden.

Eindeloze bureaucratie

Het lijkt me goed idee als iedere organisatie ernaar streeft efficiënter en minder bureaucratisch te zijn dan een overheidsinstelling. Ook als jouw organisatie een overheidsinstelling is. Zet efficiëntie en gebruiksgemak bovenaan je prioriteitenlijstje en pluk er zelf de vruchten van. Je zult wellicht wat tijd en moeite moeten investeren maar je klanten en je team zullen hun weg een stuk makkelijk door je bedrijf heen vinden.

Stel jezelf steeds weer de vraag: hoe kunnen we dit proces makkelijker maken voor onze klanten? Grote kans dat veel bedrijven zich hetzelfde hebben afgevraagd en al antwoorden hebben gevonden. Maak daar gebruik van. Bijvoorbeeld: je hoeft geen betere manier uit te vinden om je ondertekenproces te versoepelen, dat heeft SignRequest al voor je gedaan.

Als jij het niet doet, doet een ander het wel

Keuzes zijn eindeloos en binnen handbereik. Consumenten zijn experts geworden in vergelijken. Zorg dat als ze dan beslissen dat jij de beste optie bent, je ze niet teleurstelt door ze te onderwerpen aan een moeizaam ondertekenproces. Ze vinden net zo makkelijk een concurrent die wel rekening houdt met hun beleving.

Verwachting bepaalt tevredenheid

Verwachtingen hebben een enorme impact op hoe tevreden je klanten zijn. Als iedereen langzaam opereert, dan maakt het ze niet uit als jij ook langzaam bent. Maar als drie andere bedrijven waar ze zaken mee doen hun processen hebben weten te optimaliseren, dan kan de rest simpelweg niet achter blijven. Dus als jouw klanten elektronisch kunnen ondertekenen bij het openen van een bankrekening en het inschrijven bij de handbalclub, verwachten ze dat ook te kunnen doen bij het kinderdagverblijf, hun advocaat en uiteindelijk, ook hun overheid.

En snel een beetje

Uiteindelijk, doe je het natuurlijk voor de klanten. Maar het helpt om dingen ook makkelijker te maken voor jezelf. Jij hebt ook geen zin om te zitten wachten tot een contract eindelijk is getekend. Gaan daar nu dagen en soms zelfs weken overheen? Met SignRequest kan een contract in enkele minuten ondertekend zijn. Probeer SignRequest gratis uit en ervaar de efficiëntie zelf.

En dan nu na alle Twitter woede, een beetje liefde: