Digitaal ondertekenen voor accountants

“Je kunt niet meer mee in de huidige markt als je geen digitale handtekeningen aanbiedt”

Qwoater biedt een volledig geïntegreerde accountancy oplossing. Gebruikers leggen in Qwoater een centraal klantdossier aan. Handig, alles op een plek in de cloud met met alle gegevens te allen tijde beschikbaar en gekoppeld aan andere SaaS systemen. Door de steeds hogere wettelijke eisen aan het opslaan en beheren van data, is er veel vraag naar de oplossing. Digitaal ondertekenen kan hierbij niet ontbreken. We spraken Ernesto Lopez Vega, directeur en één van de founders van Qwoater en klant via de API van SignRequest.

In 2008 zette Ernesto de eerste stappen binnen documentbeheer. Hij was verantwoordelijk voor het invoeren van documentbeheersystemen binnen grote organisaties en per toeval waren dit veelal bedrijven binnen de accountancy sector. Al snel werd duidelijk dat hier veel uitdagingen lagen. 

Ernesto zag dat de nieuwe SaaS ontwikkelingen snel geadopteerd werden, maar aan de andere kant waren veiligheids- en wettelijke eisen hoog.

Vertrouwelijke informatie opslaan in een veilige omgeving

Gegevens en documenten binnen de accountancy markt hebben vaak een risicovol karakter. Zo worden er vertrouwelijke bedrijfsgegevens verwerkt, zijn processen complex en de wet-en regelgeving streng. 

Een centraal (klant)dossier waarin alle gegevens op een veilige manier opgeslagen worden en toegankelijk zijn via verschillende wegen, bleek essentieel. Zo werd in 2016 Qwoater geboren. Met als missie: efficiëntere processen mogelijk maken binnen de accountancymarkt. Inmiddels is Qwoater de grootste op het gebied van documentverwerking binnen de salarisverwerking voor accountants. Qua timing zaten zij goed: binnen no time hadden zij honderdduizenden werknemers dossiers in beheer. En de behoefte groeit nog steeds.

“Binnen accountancy wordt er veel getekend. Van werknemersovereenkomsten en loonheffingsverklaringen tot documenten ter kennisgeving en rapporten. Dit handmatige proces kost uren aan kostbare tijd.”

Waarom zijn jullie op zoek gegaan naar een online onderteken oplossing?

We zijn op zoek gegaan naar een betrouwbare partner voor onze klanten: accountants en hun klanten en werknemers. Een concreet probleem was het vele papierwerk bij het onboarden van nieuwe collega’s. Ook versiebeheer was lastig. En dan hebben we het nog niet over de vele postzegels die je gebruikt als je het contract print en verstuurt en alle benodigde contactmomenten. Als er dan toch nog een handtekening blijkt te missen kan het hele proces opnieuw beginnen. 

Wij hebben er voor gezorgd dat deze processen efficiënt ingericht zijn. Het proces wordt tot een paar essentiële stappen ingekort. Zodra het werknemersdossier er is, zit het in het systeem. Ook de eventuele veranderingen die doorgevoerd worden en de bijlagen die worden toegevoegd. het is toegankelijk voor iedereen. Veel efficiënter dan een handmatig proces. 

Hoe is Qwoater bij SignRequest e-signatures terecht gekomen?

In 2017 zijn we gaan zoeken naar een partner die een digitale onderteken oplossing aanbood. We hebben ook naar concurrenten van SignRequest gekeken, maar omdat wij specifieke wensen hadden, duurde dit proces bij een concurrent te lang. Uiteindelijk zijn we met SignRequest in contact gekomen en konden we in versneld tempo aan de slag. Vanaf 2019 zijn we dan ook live voor de klant.

Doorslaggevend in onze keuze voor SignRequest was de service. Wij hadden een aantal specifieke wensen omdat wij AVG proof moeten zijn binnen de accountancy sector. Geert-Jan Persoon (CEO SignRequest) heeft ons ontzettend goed geholpen. We hadden een specifieke wens en deze is binnen 3 weken gebouwd door SignRequest. Je kunt goed afspraken maken en daar gevolg aan geven, hierdoor hebben wij uiteindelijk de keuze gemaakt om over te stappen naar SignRequest.

Hoe ziet de SignRequest integratie eruit in de Qwoater oplossing?

SignRequest is aan ons systeem gekoppeld via de API. Integraties zijn voor ons essentieel, want de waarde zit in de koppeling met andere systemen. We kunnen nu elk document aanbieden via SignRequest, inclusief versiebeheer.

Inmiddels staat de teller op meer dan 20.000 ondertekende documenten, en dat begint steeds meer te worden. Grote accountants promoten de oplossing nu ook echt, omdat zij het voordeel zien. 

Wat ons betreft is het echt een partnerovereenkomst tussen Qwoater en SignRequest. Onze klanten zien dat zij via SignRequest tekenen, maar de klant heeft uiteindelijk het contact met Qwoater.

“SignRequest is aan ons systeem gekoppeld via de API. Integraties zijn voor ons essentieel, gezien de waarde zit in de koppeling met andere systemen.”

Wat zijn de voordelen van partnerovereenkomst met SignRequest voor jullie?

Het is voor ons een bewuste keuze om de klant te laten zien dat wij een partnerovereenkomst met SignRequest hebben. Het is gevoelige materie en een betrouwbare partner wekt vertrouwen. Ook kunnen wij met onze vragen altijd bij SignRequest terecht.

Het schakelen met SignRequest ging makkelijk, maar het werk aan onze kant was meer dan we van tevoren ingeschat hadden. Gezien de gevoeligheid van de getekende documenten was aandacht voor extra geautomatiseerde controles binnen het proces noodzakelijk. Uiteindelijk was het daarom aardig wat werk voor ons om de hele oplossing op maat te implementeren.

Op onze eigen website hebben wij een berekening neergezet over wat het digitale ondertekenproces onze klanten kan opleveren. Zij betalen ons een bedrag dat in verhouding staat met nog geen twee postzegels en heeft zo het proces volledig digitaal geïntegreerd. We hebben uitgerekend dat dit per contract 80-90% in kosten scheelt. 

“Met digitaal ondertekenen kan een klant de kosten voor een getekend contract met 80% tot 90% verlagen”



En wat heeft digitaal ondertekenen Qwoater zelf opgeleverd?

We hebben deze oplossing echt neergezet voor onze klant. We beseffen heel goed dat je in de huidige tijd simpelweg niet zonder kunt. En de potentie is hoog. We zijn er van overtuigd dat het groeipotentieel nog vele malen hoger ligt, wat dit business model voor ons heel interessant maakt.

Ik geloof: de wereld gaat naar digitaal ondertekenen. Handmatig zal lang blijven bestaan, maar als je in een proces efficiënt wilt werken, kun je niet meer handmatig ondertekenen.

“De wereld gaat naar digitaal ondertekenen. Handmatig zal lang blijven bestaan, maar als je in een proces efficiënt wilt werken, kun je niet meer handmatig ondertekenen.”

Lees alles over de mogelijkheden van de SignRequest API hier en probeer het gelijk met een gratis sandbox account.

Wil je meer weten over Qwoater


Vond je dit artikel nuttig? Deel het met je netwerk!
Integreer SignRequest met je eigen systemen

Onbeperkt documenten  •  5 Templates  • Teamwork  •  Eigen huisstijl en logo

Start gratis trial

14 dagen gratis

meer in deze categorie