Rondlopend op een lokale markt op een verre bestemming geniet ik ervan om het spektakel van afdingen te aanschouwen. Mannen gooien verontwaardigd hun armen in de lucht, vrouwen klik met hun tong om duidelijk te maken dat ze behoorlijk aanstoot nemen aan de geboden prijs.  Weglopen en weer terug worden geroepen. "Nou vooruit dat, 50 voor jou, mijn vriend!" Het is allemaal een show. Een toneelstuk dat ze iedere dag gezamenlijk opvoeren. Een toneelstuk waar ik maar al te graag in meespeel. Het mag dan niet per se onderdeel zijn van mijn eigen cultuur, ik geniet van het theater van marktonderhandelingen.

Waar over de top gebaren en op emoties inspelen belangrijke strategieën zijn bij het afdingen op de plaatselijke markt, kun je deze het beste achterwege laten bij een professionele onderhandeling op kantoor. Het vertegenwoordigen van de belangen van je bedrijf of die van jezelf in een onderhandeling vereist een set vaardigheden die je wellicht niet iedere dag gebruikt. En de jacht op een mooi souvenir mag dan allemaal spel zijn, bij een professionele onderhandeling staat er meestal een heel stuk meer op het spel.

De juiste mentaliteit, voorbereiding en persoonlijke vaardigheden brengt beide partijen naar het gewenste resultaat (of op zijn minst zo dicht mogelijk daarbij). Dit is alles wat je moet doen voor, tijdens en na de onderhandeling.

De juiste mentaliteit

Tijdens een onderhandeling is het van groot belang dat je de juiste mentaliteit vasthoudt om een productieve en constructieve bespreking te bevorderen. Verwijd deze valkuilen:

Haast

Vooral als je niet de grootste fan van onderhandelen bent, wil je er waarschijnlijk zo snel mogelijk vanaf zijn. Dit leidt echter snel tot overhaaste beslissingen. Neem de tijd. Laat de andere partij de druk voelen. Hoe meer tijd je samen doorbrengt in onderhandeling, hoe meer zij de investering voelen. Ze zijn dan minder geneigd weg te lopen zonder tot een akkoord te zijn gekomen. Dit helpt om de boel tot een goed einde te brengen.

Alleen maar nemen, niks geven

Onderhandelen is geven en nemen. Het doel moet zijn om tot een win-win overeenkomst te komen. Je wilt voldoen aan de belangen van beide partijen. Let op, belangen zijn niet hetzelfde als eisen. Beide partijen zullen eisen moeten opgeven. Het zijn de onderliggende belangen die de belangrijkste factoren zijn. Een onderhandeling kan pas succesvol worden genoemd zodra all belangen zijn besproken en vervuld.

Agressie of over je heen laten lopen

Een onderhandeling instappen kan knap spannend zijn. Wellicht staat er veel op het spel, er zijn mensen die op je rekenen en deze onderhandeling zet de toon voor een eventuele toekomstige samenwerking. Laat je niet intimideren door de andere partij of de taak die voor je ligt. Verlies ook de andere partij niet uit het oog door alleen maar je eigen belangen er doorheen te drukken. Assertiviteit is de sleutel. Assertief zijn betekent zowel je eigen belangen als die van de ander te respecteren.

Voorbereiding

Het is niet zo simpel als een onderhandeling binnenlopen en deze tot een goed einde brengen. Zorgvuldige voorbereiding is noodzakelijk voordat je plaatsneemt aan tafel. Hoe meer informatie je hebt bij de start van de vergadering, des te sterker je positie. Het laatste wat dat je wilt is geconfronteerd worden met onaangename verrassingen. Of erger nog, geen antwoord kunnen geven op de vragen van de ander.

Weet wat je wilt

De belangrijkste vraag die je jezelf en eventueel je team moet stellen is: wat wil ik uit deze vergadering halen. Bij het verkennen van de antwoorden op deze vraag, is het belangrijk onderscheid te maken tussen belangen en eisen. U kunt een hele lijst met eisen hebben maar deze moeten allemaal het onderliggende belang dienen. Als je belang duidelijk is, kun je flexibel met zijn met je eisen.

Stel dat je een salarisonderhandeling ingaat voor een promotie op het werk. Je doel is een netto-inkomen van €4.000. Het aanbod op de tafel is €3.700. Tijdens de onderhandeling biedt je baas je een tankpas van de zaak aan wat je bespaart €300 op benzine per maand bespaart en dus hetzelfde resultaat op een andere manier biedt.

Weten wat zij willen

Kennis is macht. Hoe meer weet je over de ander, hoe beter. Dit helpt je te anticiperen op hun belangen en strategie. Als je een duidelijk beeld hebt van hun belangen dan kun je laten zien hoe jouw voorgestelde oplossing hun belangen ondersteunt.
Ook raad ik je aan om uit te vinden waar hun druk vandaan komt. Misschien hangt er aan hun kant veel meer van de deal af wat je in een voordelige positie brengt. Zonder goed onderzoek, zul je het nooit weten.

Houd opties achter de hand

Natuurlijk, we zijn allemaal gericht op een geweldige win-win oplossing. Maar helaas, soms is er aan een op beide kanten simpelweg niet genoeg speelruimte om dit voor elkaar te krijgen. Probeer wat alternatieve opties te vinden tijdens je voorbereiding. Dit zal de druk verlichten en geeft je de mogelijk om op te staan en weg te lopen als je geen andere optie ziet. Het is niet de meest constructieve oplossing maar soms is het de enige. Als je weet dat er altijd de mogelijkheid is om de stekker eruit te trekken, zit je toch een stuk relaxter in de onderhandeling zelf.

Tijdens de vergadering

De juiste houding en goede voorbereiding van groot belang maar goede persoonlijke vaardigheden brengen je tot het eind. Houd in gedachten dat jullie twee mensen zijn die naar hetzelfde doel toe werken: tot een akkoord komen. Deze sociale vaardigheden helpen je daar te komen.

Luister!

Nogmaals, kennis is macht. Je hebt je onderzoek vooraf gedaan maar er is altijd meer onder de oppervlakte. Hoe meer zij praten, hoe meer jij weet en hoe meer invloed je kunt uitoefenen. Stel open vragen en proberen de diepere "waarom" te achterhalen. Waarom willen ze dat? Waarom is dat belangrijk?
Het is aan jou om in de gaten te houden wat jij wel en niet wilt prijsgeven.

Wees duidelijk en bondig

Voorkom misverstanden voor zelf duidelijk en bondig jouw zaak te pleiten. Vraag de andere partij te herformuleren wat je hebt gezegd om te checken of alles goed is doorgekomen. Misverstanden kunnen veel kostbare tijd en energie verspillen en zelfs leiden tot een onnodige negatieve uitkomst. Duidelijk "ik"-stellingen helpen je dit te voorkomen.

Houd het professioneel

Theatraliteit en emotionele uitspraken zorgen misschien voor 75 cent korting op een handgesneden draak-beeldje op de markt, deze strategieën kun je in de vergaderruimte beter achterwege laten.

Probeer het ook niet persoonlijk op te vatten als de andere partij de emotionele aanval inzet of beledigingen strooit. Stel vragen om erachter te komen waar het gedrag vandaan komt.
Als niets werkt, beëindigen de vergadering en plan het op een andere dat met het nadrukkelijke voornemen een professionele onderhandeling te voeren.

Natuurlijk is het nog beter om de af te sluiten voordat de emoties te hoog oplopen. Zelfs als er nog geen conclusies zijn getrokken. Uitstel is beter dan het verpesten van een potentieel langdurige professionele relatie.

Na de vergadering

Gefeliciteerd, jullie zijn tot een akkoord gekomen! Prachtig. Het moeilijkste zit erop. Nu hoef je alleen het contract nog maar op te stellen en te tekenen. Dat is nog iets waar ik bij kan helpen. Met behulp van SignRequest onderteken je in enkele minuten een contract. Gewoon uploaden, verzenden en ondertekenen. Gratis, eenvoudig en juridisch bindend. Stuur hier je eerste SignRequest.