(Gebaseerd op input van Brad Fondak, wereldwijd opererende IT Manager bij Search for Common Ground, 02-04-2017)

Search for Common Ground (SFCG of Search) is een internationale non-profit organisatie die vreedzame oplossing van conflicten stimuleert en bevordert. Als ‘s werelds grootste vredesopbouw organisatie, met een hoofdkantoor in Washington, DC en een Europees kantoor in Brussel, België, draagt SFCG bij het oplossen van geschillen en het vinden van overeenkomsten tussen tegenstrijdende partijen. Met ongeveer 650 medewerkers wereldwijd implementeert SFCG projecten vanuit 59 kantoren en in 48 landen in Afrika, Azië, Europa, het Midden-Oosten en de Verenigde Staten.

Al sinds 1982 werkt SFCG om de manier waarop de wereld met conflicten opgaat te transformeren- weg van vijandige benaderingen en naar gezamenlijk problemen oplossen. We gebruiken een veelzijdige aanpak, zoals media-initiatieven en samenwerkingen met lokale overheden en bevolking, om cultureel passende middelen te vinden die de lokale bevolking versterken in hun vermogen constructief met conflicten om te gaan; verschillen begrijpen en handelen vanuit overeenkomsten.

"Ondertekening, controleren en goedkeuren van documenten is altijd een uitdaging voor ons geweest."

Als gevolg van de diversiteit en de breedte van onze medewerkers en operaties, is ondertekening, controleren en goedkeuren van documenten altijd een uitdaging geweest voor ons. Vaak moesten leidinggevenden na terugkeer van een lange reis tientallen documenten in een zeer korte tijd ondertekenen of werden er dure koeriersdiensten ingezet om contracten van locatie naar locatie te sturen. Ook zijn documenten die heen en weer worden gemaild of gefaxt vaak ongeorganiseerd, onduidelijk en moeilijk zo niet onmogelijk te controleren en te handhaven. De tijd die dit alles koste, vertraagde vooruitgang en verspilde talloze uren van medewerkers.

"SignRequest heeft dit allemaal veranderd."

SignRequest heeft dit allemaal veranderd. We kunnen nu elk document ter controle en ondertekening versturen naar de betreffende persoon binnen of buiten de organisatie, welke zij dan onmiddellijk hebben. Zodra een document volledig is ondertekend, ontvangt iedereen een kopie en kan iedereen werken op dezelfde versie. Het ook elektronisch gearchiveerd en dus opslaan is veel gemakkelijker.

Naast ad hoc handtekeningen vragen, hebben we verschillende systemen die gebruikmaken van SignRequest om snel en accuraat te schakelen. De eerste is een connectie tussen SignRequest en ons Human resources-informatiesysteem. Nu kunnen de documenten worden verzonden en gearchiveerd in het dossier van de werknemer zonder extra verkeer of manuren. De werknemer ondertekent en het wordt automatisch op de juiste plek in het systeem opgeslagen zonder opnieuw te scannen, kopiëren of zelfs verder handmatige tussenkomst.

We hebben ook een systeem ontwikkeld dat onze consultant contracten organiseert met behulp van Google Drive en SignRequest.Medewerkers kunnen documenten voorbereiden, controleren en zowel goedkeuring krijgen van interne teams als externe consultants. Zo heeft iedereen dit nodig heeft, toegang tot het document en alle bijbehorende overeenkomst informatie is overzichtelijk opgeslagen zonder bergen aan papierwerk en verwarrende alternatieve versies.

"Kortom, we zijn erg blij met SignRequest."

Kortom, we zijn erg blij met SignRequest en kijken ernaar uit nog veel meer met ze te werken in de komende jaren. Het is een prachtig systeem dat eenvoudig te implementeren is en te gebruiken voor zowel interne stafleden en externe partners.