Misschien overweeg je elektronisch ondertekenen aan je eigen bedrijfsprocessen toe te voegen of wellicht ben je gevraagd een document online te ondertekenen. Dat klinkt allemaal lekker makkelijk maar hoe zit het met de wettigheid van dit alles? Is een elektronische handtekening bindend? Een hele redelijke vraag!

Het korte antwoord

Ja.

Verklaar je nader

Als je het ons vraagt, is de elektronische handtekening een veel veiligere optie voor het ondertekenen van contracten dan een PDF laten afdrukken, ondertekenen en scannen om vervolgens weer terug te worden gemaild. De ondertekenaar kan van alles in het contract wijzigen voor de handtekening te plaatsen. Dit is niet het geval wanneer je SignRequest gebruikt. Niemand kan iets in het document aanpassen zonder jouw goedkeuring. Op deze manier weet iedereen altijd precies wat er gaande is. Daar bovenop worden alle documenten in SignRequest opgeslagen waar alle partijen ze te allen tijden kunnen herzien.

Maar hoe zit het met de wettelijkheid?

Er zijn wetten in bijvoorbeeld de VS, het Verenigd Koninkrijk en de EU die stellen dat elektronische handtekeningen geldig en bindend zijn. In de VS is dit de Electronic Signatures in Global and National Commerce act, of ESIGN. Daarnaast is er ook de Uniform Electronic Transaction Act (UETA) waarin in principe hetzelfde over elektronische handtekeningen staat. In de EU hebben we de Electronic Identification, Authentication and trust Services, of eIDAS verordening. Het stelt de wettigheid van de elektronische handtekening maar geeft ook wat basisregels waar de elektronische handtekening aan moet voldoen.

a. het is uniek aan de ondertekenaar verbonden;

b. het is geschikt voor de identificatie van de ondertekenaar;

c. het is gemaakt met behulp van de gegevens voor het aanmaken van    elektronische handtekening welke de ondertekenaar, met een hoge mate van      zekerheid, onder zijn uitsluitende zeggenschap heeft, en

d. het is gekoppeld aan de ondertekende gegevens op zodanige wijze dat latere   wijzigingen in de gegevens aantoonbaar zijn.

Onze ondertekening log, welke elke ondertekenaar ontvangt nadat de ondertekening is voltooid, zorgt voor a, b en d. Aangezien verzenders een beschermd SignRequest-account aanmaken, kunnen we ook c afvinken.

Alle pluspunten

Om eerlijk te zijn, in 2019 is er gewoon geen reden om mensen nog steeds te dwingen te printen, teken en scannen. De wet staat aan de kant van de elektronische handtekening, de Amazone ziet heel graag een vermindering in je papiergebruik en je ondertekenaars worden simpelweg doodmoe van het afdrukken/scannen-cirkeltje. Met zulke betaalbare en gemakkelijk alternatieven beschikbaar, wat hebben we nodig? Verstuur zelf een SignRequest.